Presented by  Scott D. Sikorski District Technical Services Manager

Presented by  Scott D. Sikorski District Technical Services Manager

Table of Contents y Virtual Private Network (VPN)  y Citrix Server y Sitemanager y CDMS / HUMMINGBIRD / PERMANENT RECORDS y WEBFOCUS (Ad‐Hoc reporting) y CIM (Construction Information Monitoring) ( g) y AARF / USER ACCESS

y VPN y FDOT‐VPN through Hayes Communications. y Program installed on your PC. y Used for gaining access to the FDOT Server for the  U d f   i i    t  th  FDOT S  f  th  

following FDOT programs: y Sitemanager (Pipeline / Standalone) y EDMS (Hummingbird DM / Hummingbird Imaging) y EDMS upload speed is directly effected by the speed of  your 

Internet Service Provider. y INFONET y CIM (Construction Information Monitoring) y Webfocus  ‐ Ad‐hoc Reporting p g

y VPN continued: y Computer Security Access Request Addendum is required 

and attached to the AARF  (Automated Access Request  Form). y Hayes Communications needs to know who is responsible for  H  C i ti   d  t  k   h  i   ibl  f  

payment.   y Purchased through Hayes Communications ($20.00 a month) y VPN PASSWORD  VPN PASSWORD “resets” are through Hayes  resets  are through Hayes 

Communications y DOT Customized VPN Client can be downloaded from the  following web address: http://vpn hcs net/dot html LINK following web address: http://vpn.hcs.net/dot.html y Only use the State Materials Office Connection Entry for  District One. 

y CITRIX Web Interface y Allows access to FDOT applications executed on a CITRIX 

server.   y The method of access is via the Internet at the FDOT Citrix  website. y The following FDOT programs can be accessed through the  Citrix Server: y Sitemanager (Inspectors via an “air card”) y LIMS  y Infonet (only through appropriate approvals) y Hummingbird DM 5.2  (Using Citrix you will not have the ability to 

scan documents into the D1 server)

y Office of Information Systems is responsible for this password

y Citrix Server is used for CCEI / CEI to gain access to 

Sitemanager and LIMS. y VPN should be used for all FDOT applications other  VPN  h ld b   d f   ll FDOT  li ti   th  

than the above aforementioned. y Location, Location, Location.  If there is no available 

wireless internet activity on your Project, your  I Inspectors shall be required to use the VPN  t   h ll b   i d t    th  VPN  (Sitemanager Standalone / Pipeline) for their Daily  Work Reports.

y SiteManager Si M i    is a system that is used for managing    h  i   d f   i  

projects during the construction phase.  y Daily Work Reports entered directly from the field by 

each inspector working on site. y Contract Change Orders are entered and tracked.  y Contract time is charged, entered and tracked. y Critical & Key Dates   LINK

y Periodic pay estimates are generated based on 

completed work quantities. y Used for tracking the Source of supply – steel on  F d l Aid C t t Federal‐Aid Contracts. y Used for tracking parts replacement for attenuator  repair. p

y CPAM 5.1.5 (A) :  Each technician responsible for the 

inspection of work must report all work, events, etc,  using the Daily Work Report function within  Sitemanager. Sitemanager y District One Construction does not use form No. 700‐ 010 13 anymore. 010‐13 anymore. y If connectivity is a problem on your job site the 

Department’s expectations for the Inspector is to use the  S d Al Stand‐Alone Function within Sitemanager.  F i   i hi  Si

y Requires a VPN account. y Requires the SiteManager 3.9b Download. y Download is located on the State Construction website, 

click on “Downloads”. li k   “D l d ” y For more information regarding the Stand‐Alone 

Function please read chapter XII in the Sitemanager  User’s Handbook or call Scott Sikorski @ 863‐519‐2782.

y Change Orders include:  g y Unilateral Supplemental Agreement y Document used to pay our estimated value of a disputed  claim. claim y Unilateral Pay Items shall be independent  line  items. y Contingency Supplemental Agreement y Additional money granted for unexpected work. Addi i l    d f   d  k y Movement of Items Within Contract y District Use Only  (funding type must be the same on both  y ( g yp projects) y Time Extension Agreements y Days granted to complete the work. Days granted to complete the work

y Supplemental Agreements y Additional money and/or days granted for specified  additional work. additional work y Specification changes y Zero dollar work order specification changes y Contingency Work Order time extensions y Days granted on the original contingency pay item or on a  contingency SA. g y y NEVER ADD PAY ITEMS y Holiday Time Extension y Days granted due to a holiday. Days granted due to a holiday y Modifying Pay Item Participation y Used for changing participation on contract items that have  already been paid.  Administrative action only.  l d  b   id   Ad i i i   i   l  

y The Change Order Header ‐ Reason Code and type 

should match FDOT business rules.  y See Business Rules for Contract Change Order Reason 

Code Descriptions on the following FDOT web site:   http://www dot state fl us/construction/trnsport/Busin http://www.dot.state.fl.us/construction/trnsport/Busin ess%20Rules/BusinessRules.shtm  LINK y FHWA Non Participating Pay Items must be entered  p g y

separate from Participating Pay Items. y Sitemanager Change Order report shall accompany all  Supplemental Agreements submitted to the District  l l b d h Office for processing. y No Sitemanager change order report = no processing. No Sitemanager change order report = no processing

y Leave all Supplemental Agreements / Unilateral  g

payments in DRAFT status. y All Supplemental Agreements shall be numbered  according to the Sitemanager change order number. di     h  Si   h   d   b y Never pay on a Supplemental agreement until it is fully  executed. executed y Work Orders are not entered as a Change Order unless  the work order has a time adjustment. j

y All estimates (including Final) are generated in 

Sitemanager as a “Progress” estimate. y Don’t use “Final” or “Supplemental”.

y NEVER USE “Other” for a Line Item Adjustment. “O h ” f d y Contact the District Construction Office if you are  C   h  Di i  C i  Offi  if     

going to enter a “Contract Adjustment”. y Contact the District Construction Office if you are 

g g going to charge “Liquidated Damages”. g q g

y The Department by FDOT Specification (6‐12.2, 2007 

and 6‐5.2, 2010) and Federal requirements (23 CFR  635.410) is required to track any foreign steel or iron  that is permanently incorporated into a Federal Aid  participating project. participating project y Sitemanager Quick Helps can be found at the following  web address:   http://www.dot.state.fl.us/construction/trnsport/quick %20help/QuickHelp.shtm LINK y Only the Project Administrator has the authority to  attach the DWR template to your Contract. y Once the template is attached to the Contract the  Inspector can enter the data on their DWR.

y Passwords for Sitemanager are handled through the  g g

District Construction Office.   y First Contact:  [email protected] y Phone number : 863‐519‐2751 Phone number : 863 519 2751 y Second Contact:  [email protected] y Phone number : 863‐519‐2782

y Please READ the Sitemanager User’s Handbook before 

calling the District Office for help.

y The Construction EDMS contains all construction 

project documentation and correspondence  accumulated throughout the construction phase of the  project to include Final Estimates and Project  Completion.  y The Construction EDMS will serve as a central 

repository for official construction records.

Information for obtaining EDMS is located at the  following web address: http://www.dot.state.fl.us/ComputerSecurity/Consultan t / bt i EDMS ht   LINK   ts/obtain_EDMS.shtm  LINK   User Name and Password for EDMS is assigned by OIS  and will be the same as FDOT CITRIX / LIMS / LAN  user name and password. p

y EDMS users are defined as the following: y View Only y Capture Operator y Create Documents (scan, import, cleanup, rotate, attribute  and annotate documents) y Index Operator y Capture Operator, Delete documents, Verify quality of image  Captu e Ope ato , e ete docu e ts, e y qua ty o age and document y QC Reviewer y Annotates, re‐attributes, insure accuracy, publish to archive  Annotates  re attributes  insure accuracy  publish to archive  and sensitive documents y Application Coordinator y Capture Operator + Index Operator + QC Reviewer

There are two different methods of using Hummingbird g g 1. Hummingbird DM Imaging / DM extensions This is the downloaded application on your desktop  that you purchase from OpenText h     h  f  O T Livelink Li li k ECM‐ ECM eDOCS DM (known as Hummingbird) b. This application requires the use of the VPN. pp q c. When using the DM connection wizard you will need  to type in the following DM server name:   DOTSD1EDMS2 d1 dot state fl us DOTSD1EDMS2.d1.dot.state.fl.us d. This application is only needed for the capture  operator scanning and attributing into EDMS. g g a.

y There are two different methods of using 

Hummingbird continued: 2. Hummingbird Webtop. Users don’t need to purchase this application. p pp b. This is a web application located on an FDOT server. c. Can be accessed through Citrix (only if you have the  I f Infonet I Icon). ) a.

1.

d. e e.

Located within the Enterprise Applications  link on the  DOT Infonet site.  Infonet

Must have a current version of Java loaded on your  computer. Must have the proper access approved through OIS Must have the proper access approved through OIS.

y District One has an EDMS Quality Control Plan 

located at the following site: y http://infonet/electronicdocumentmanagementsystems

/applications/Construction/docs/District1EDMSQAQC Process.pdf   D1 QC Plan y Consultants are responsible for developing their own   p p g

Document Tracking Process. y Each Office should establish a simple provisional 

ttracking system for the paper documents that are to be  ki   t  f  th    d t  th t   t  b   scanned.   This process should include the  recommendations on page 3 of the District QC plan.

y All documents scanned into EDMS shall be attributed 

according to the appropriate Construction document  groups and types. y I strongly recommend entering additional attributes  I  l   d  i   ddi i l  ib   within the subject description field.   y Remember ‐ Remember  This system is used for Public Records  Requests.

y Managed reporting that provides a streamlined  g g

y y y y

reporting environment, which is a self contained  reporting system built by FDOT Administrators /  developers for our communities of end users. developers for our communities of end users Reports may be one day old. Reports can only be viewed through the Infonet Reports can only be viewed through the Infonet. Works best through the FDOT VPN. http://infonet dot state fl us/tlconstruction/STARS ht http://infonet.dot.state.fl.us/tlconstruction/STARS.ht m  LINK 

y PROVIDES ONE STOP SHOP FOR MONITORING 

ALL CONSTRUCTION CONTRACTS' ASPECTS.  CURRENTLY IT MONITORS THE CONSTRUCTION  PHASE  PRE AND POST CONSTRUCTION PHASES'   PHASE. PRE AND POST‐CONSTRUCTION PHASES MONITORING FEATURES WILL BE AVAILABLE IN  THE FUTURE. 

y Construction y Contract Status, Associated Finproj , Dates, Cost & Time , 

Change Orders , Estimates,  CEI / CCEI,   Vendors/Subcontractors  Contacts  External Links  Notes   Vendors/Subcontractors, Contacts, External Links, Notes,  Reports  y Value Added  y Feature Search Criteria, Feature Search Results, Value 

Added Features,  Reports y Located within the FDOT enterprise applications LINK L d  i hi   h  FDOT  i   li i  LINK

y This system was designed to automate computer  g

security access requests, approvals, and  authorizations. y We are currently loading all Computer Security Access  W    l  l di   ll C  S i  A   Requests through this system. y Be sure to list all applications you will be using when  submitting your request. y I recommend using the old paper Computer Security 

Access Request and all addendums when requesting a  user ID.