Swot Analisys - Formez - Monitoraggio progetti

Progetto Tematico Settoriale per lo sviluppo delle competenze e lo scambio delle esperienze nell’ambito delle attività di controllo di primo livello SWOT Analysis Formez Pa

Premessa.

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Nel corso del Progetto è stata realizzata una SWOT Analysis del Sistema di controllo di primo livello dei Progetti della Regione Calabria finanziati attraverso il FESR. Tale analisi costituisce un utile strumento di pianificazione strategica per valutare i punti di forza (Strengths), debolezza (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats) dell'attuale sistema di controllo di primo livello, in modo da potersi correttamente indirizzare alle attività di efficientamento previste nel successivo Piano di Azione

Metodologia di Analisi. Le informazioni necessarie all'analisi sono state reperite dal gruppo di lavoro in occasione dei molteplici incontri con i referenti della Ragione Calabria, a seguito dell'analisi approfondita del sistema di controllo di primo livello vigente e dal confronto con tecnici e addetti alle specifiche attività ad esso correlate. I dati raccolti sono stati inseriti all'interno delle matrici "quadro di analisi" e "piano di azione".

Il Quadro di Analisi Analisi FDOM Provenienza dei fattori Favorevoli

Tipologia dei fattori Sfavorevoli Punti di forza

Punti di debolezza

Opportunità

Minacce

I N T E R N I

E S T E R N I

Figura 1 - matrice del quadro di analisi

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La matrice del quadro di analisi distingue i fattori per provenienza e tipologia. La provenienza dei fattori è interna ed esterna: un fattore è interno nel caso in cui l'organizzazione abbia facoltà di incidere direttamente su di esso; al contrario, un fattore è esterno se l'organizzazione può esercitare su di esso un condizionamento meramente indiretto. Un fattore interno o esterno può essere favorevole o sfavorevole, assumendo rispettivamente il carattere di punto di forza o punto di debolezza: i punti di forza rappresentano gli attributi dell'organizzazione che risultano utili al conseguimento dell'obiettivo; i punti di debolezza rappresentano invece gli attributi dell'organizzazione che pregiudicano il conseguimento dell'obiettivo. Al contrario, i fattori esterni favorevoli e sfavorevoli per l'organizzazione assumono la qualifica di opportunità e minacce. Le opportunità descrivono le condizioni esterne utili al conseguimento dell'obiettivo, mentre le minacce riassumono le circostanze esterne che pregiudicano il conseguimento dell'obiettivo. La funzione del quadro di analisi consiste dunque nel prospettare lo scenario di riferimento degli aspetti favorevoli e sfavorevoli dell'organizzazione su cui è possibile agire direttamente (fattori interni) o indirettamente (fattori esterni).

Il Piano di Azione PIANO DI AZIONE Punti di forza

Punti di debolezza

0

0

0

0

OPPORTUNITA'

Iniziative che facendo leva sui punti di forza possono massimizzare le opportunità

Interventi per mitigare i punti di debolezza che siano in grado di massimizzare le opportunità

MINACCE

Iniziative che facendo leva sui punti di forza interni siano in grado di evitare le minacce esterne

Iniziative per mitigare i punti di debolezza interni che siano in grado di evitare le minacce

0

0

Figura 2 - matrice del piano di azione

I dati del quadro di analisi vengono incrociati in modo da individuare le azioni che facendo leva sui punti di forza, ovvero nel correggere i punti di debolezza, siano in grado di massimizzare le opportunità esterne. Inoltre, l'incrocio dei dati del quadro di analisi consente di individuare le

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azioni che facendo leva sui punti di forza, ovvero nel correggere i punti di debolezza, siano in grado di scongiurare le minacce esterne.

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L'esito dell'analisi dei fattori interni All'esito delle attività di analisi, consultazione ed elaborazione delle informazioni ottenute nel corso delle varie visite tecniche presso gli Uffici preposti della Regione Calabria è stato possibile individuare gli aspetti interni favorevoli e sfavorevoli al conseguimento dell'obiettivo di disporre di un efficiente sistema di controllo di primo livello.

Analisi dei punti di forza. 

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Il sistema di controllo di primo livello in esercizio ha mantenuto le medesime impostazioni operative, nonostante gli aggiornamenti periodici cui è stato sottoposto. Il Know - how di controllo di primo livello è consolidato e consente di ottenere buone performance dagli operatori addetti. Il sistema in esercizio è uno strumento di gestione e non di mera rendicontazione dei progetti, consentendo dunque azioni correttive idonee a modificare i trend andamentali. Il sistema in esercizio è direttamente collegato con il sistema contabile della Regione Calabria, e pertanto in grado di offrire una diretta correlazione tra controllo di primo livello tecnico e contabile dei vari progetti. Il sistema in esercizio è stato sviluppato appositamente per la Regione Calabria, sulla base delle relative caratteristiche organizzative. Sia la gestione attuale che le modalità di aggiornamento del sistema, dunque, sono state elaborate in rapporto di stretta coerenza e adeguatezza con il contesto operativo di riferimento. Il Sistema Informativo (SIURP) è completo e ben articolato per quanto attiene alle attività di controllo e trasmissione dati

Analisi dei punti di debolezza.    

dalle analisi svolte sono emerse criticità con riferimento alla disciplina dei flussi operativi e l’organizzazione del lavoro. In particolare sono state riscontrate alcune criticità in merito alla capacità di programmazione e gestione del lavoro interno agli uffici e tra i vari uffici; si riscontrano criticità anche con riferimento alla qualità dei dati inseriti, poiché in alcuni casi si riscontra la scarsa conoscenza degli strumenti di rilevazione, trattamento e trasmissione dei dati, a scapito delle attività di controllo e di misurazione degli impatti il sistema presenta criticità nella gestione quali-quantitativa delle relazioni di front office con i beneficiari da parte delle strutture di controllo di primo livello dalle analisi effettuate è risultato che la Regione non ha avuto accesso alla totalità del finanziamento disponibile;

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con particolare riferimento all’analisi dei flussi e degli strumenti comunitativi interni agli Uffici di controllo, è emerso come il Sistema Informativo (SIURP) non offra il quadro della normativa, delle circolari e delle eventuali problematiche operative verificatesi nel corso delle attività di controllo

L'esito dell'analisi dei fattori esterni 5

Analisi delle Opportunità 

la principale opportunità esterna correlata al conseguimento di un efficiente sistema di controllo di primo livello consiste nel potenziale finanziario europeo disponibile per lo sviluppo territoriale. La consapevolezza di tale potenziale finanziario costituisce infatti una solida leva per catalizzare il processo di efficientamento della gestione dei progetti e del relativo controllo di primo livello

Analisi delle minacce  

le minacce esterne al conseguimento dell'obiettivo di un efficiente sistema di controllo di primo livello dipendono dalle possibili variazioni delle prescrizioni di accesso, gestione e rendicontazione dei finanziamenti da parte dell'Unione Europea. Dipendono, inoltre, dalla possibile richiesta di accesso/esibizione di documenti da parte delle strutture di governo attuative del FSE e dal conseguente ulteriore incremento del carico di lavoro che la struttura preposta al controllo di primo livello deve sostenere in occasione della formulazione di ogni nuova richiesta.

Il Piano di Azione In forza della relazione tra punti di forza, debolezza, opportunità e minacce è stato dunque determinato il seguente Piano di Azione.

Azioni che facendo leva sui Punti di Forza siano in grado di massimizzare le Opportunità. 

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Si ritiene opportuno garantire ai funzionari un orizzonte di accrescimento delle proprie competenze e di scambio di buone pratiche, attraverso l’individuazione di specifici percorsi di affiancamento e capacity bulding orientati al miglioramento dell’operatività degli uffici e all’integrazione tra gli stessi. Si ravvisa l’opportunità di individuare proposte operative e ipotesi di sviluppo futuro orientate a supportare la struttura nel passaggio alla nuova programmazione 2014-2020 nonché volte ad accrescere la capacità di gestione dei fondi, sia in termini di impatto che di utilizzo della spesa. Si ritiene utile affiancare ai consueti strumenti di analisi e raccolta dei dati (piste di controllo, check list) alcuni strumenti di riepilogo (modelli excell) finalizzati ad esplicitare

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ulteriormente i contenuti delle check list, ove necessario, e a velocizzare la sistemazione dei dati in attesa del caricamento nel Siurp. L’uso di questi strumenti, infatti, si è rilevato molto utile negli uffici che ne hanno ravvisato la necessità. Si ravvisa l'opportunità di approfondire i seguenti strumenti di apprendimento organizzativo: o aspetti relazionali e motivazionali orientati a facilitare ed armonizzare le relazioni interne tra uffici e gruppi di lavoro, le relazioni tra struttura ed enti esterni beneficiari degli interventi regionali, lo scambio di idee e buone pratiche tra dirigenti e funzionari;; o elementi specifici legati al tema della rendicontazione, raccolta e sistematizzazione dati, utilizzo del SIURP, al fine di condividere criticità, soluzioni individuate e buone prassi sperimentate;; o condivisione degli aggiornamenti in corso dei manuali operativi per il monitoraggio e il controllo.

Azioni che intervenendo sui Punti di Debolezza siano in grado di massimizzare le opportunità:  

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si ritiene opportuno garantire una più efficace gestione dei picchi di lavoro e delle emergenze attraverso una programmazione delle attività ordinarie e il rispetto delle tempistiche da parte di tutti gli uffici; è altresì opportuno prevedere una organizzazione e temporizzazione del lavoro condivisa, basata su: analisi e controllo dei processi; confronto costante con i referenti; ripartizione delle attività sul medio periodo; condivisione dei risultati e dei metodi di soluzione delle criticità; occorrerebbe quindi omogeneizzare i metodi di lavoro tra i vari uffici e sviluppare strumenti di gestione del lavoro in team, anche al fine di ridurre le possibili criticità di lavorazione della pratica in tempi diversi e da soggetti diversi, a seconda del tipo di controllo necessario, nonché per ridurre le possibili criticità derivanti dall’avvicendamento dei referenti e responsabili di linea; si ritiene opportuno sviluppare la conoscenza ed il trasferimento di strumenti che siano in grado di facilitare la rilevazione, il trattamento e l’analisi dei dati e delle informazioni, in modo da favorire l’attività di controllo e migliorare la capacità di misurazione degli impatti, a vantaggio della struttura occorrerebbe sviluppare ulteriormente l’attività di front office nei confronti dei beneficiari, comprese le attività in loco. Dal lavoro sinora svolto si è rilevato infatti che il miglioramento delle relazioni ed il contatto con i beneficiari stesse, può avere ripercussioni positive sulle attività svolte e riduce i rischi di errore e ritardo nella lavorazione delle pratiche;

Si ritiene che dalla congiunta implementazione delle azioni suggerite sia possibile massimizzare le performance della gestione del controllo di primo livello provvedendo contestualmente a Progetto Tematico Settoriale per lo sviluppo delle competenze e lo scambio delle esperienze nell’ambito delle attività di controllo di primo livello

massimizzare la considerazione degli attori coinvolti rispetto alle opportunità di massimo conseguimento delle opportunità finanziarie europee.

Azioni che facendo leva sui Punti di Forza interni siano in grado di scongiurare le Minacce esterne:  7

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la relazione dei fattori suggerisce la revisione delle procedure tecniche dell’iter istituzionale con particolare riferimento alla classificazione e catalogazione dei dati e delle informazioni nel sistema informatizzato; inoltre, si ritiene opportuna l'implementazione di attività di coaching finalizzate al miglioramento della condivisione degli obiettivi e della capacity building; occorrerebbe implementare la piattaforma di discussione FORUM per lo scambio di esperienze e suggerimenti, in modo da catalizzare il processo di risoluzione delle questioni sorte in corso di controllo senza dover necessariamente impegnare altre risorse per condividere, discutere, tentando così la risoluzione del problema; sarebbe inoltre opportuna l’implementazione dei servizi accessori al SIURP, con particolare riferimento al sistema INTRANET per la raccolta dei dati normativi, delle circolari e degli output delle discussioni dei Forum;

L'implementazione delle attività descritte dovrebbe infatti consentire l'efficiente gestione di eventuali variazioni comportamentali dell'Unione Europea con riferimento a prescrizioni di accesso, gestione e rendicontazione dei finanziamenti, ovvero possibili richieste di accesso/esibizione di documenti da parte delle strutture di governo attuative del FSE e dal conseguente ulteriore incremento del carico di lavoro che la struttura preposta.

Azioni di mitigazione dei punti di debolezza interni che siano in grado di evitare le minacce esterne  

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La relazione dei fattori suggerisce l'opportunità di sviluppare i flussi comunicativi ed il lavoro di gruppo tra le varie strutture tecniche-amministrative dedicate al controllo di primo livello; inoltre, si ritiene opportuna l'implementazione di attività di affiancamento in team ( on the job) su tematiche generali e specialistiche e comunque mirate all’informazione, con particolare riferimento a quelle che presentano criticità di interpretazione da parte del Dipartimento regionale e dei soggetti preposti all'attuazione del controllo di primo livello; si suggerisce infine di implementare azioni di affiancamento (attivazione di tavoli tecnici e laboratorio continuo) e supporto finalizzate al miglioramento delle attività collegate alla gestione del programma e con specifica attenzione al set di informazioni da inoltrare ad IGRUE, alle strutture direzionali del Dipartimento ed alla produzione dei documenti di Attuazione (RAE, report…)

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Anche in tal caso, le azioni previste si ritengono utili alla creazione di un sistema di gestione capace di supportare eventuali variazioni operative dell'unione europea con riferimento a prescrizioni di gestione o richieste di accesso ai documenti

Conclusioni e allegati 8

Le analisi svolte hanno consentito di individuare il quadro strategico per l'efficientamento del sistema di controllo di primo livello dei progetti FESR della Regione Calabria. Conseguentemente, la relazione dei vari fattori ha consentito di individuare il piano di azione ottimale per fare fronte alle criticità interne, sfruttare i punti di forza, scongiurare le minacce esterne e massimizzare le opportunità. Gli elementi descrittivi delle analisi svolte sono stati qui riportati ion forma estesa. Per una visione completa degli strumenti e delle metodologie di analisi, pertanto, si riporta in allegato la SWOT Analysis svolta dal gruppo di lavoro.

SWOT ANALYSIS CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO/MATRICE SWOT CALABRIA.xlsx

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