WPROWADZANIE ZMIAN W PROJEKCIE Kraków, maj 2017 r.
PLAN PREZENTACJI 1. Informacje ogólne. 2. Kompetencje Partnera Wiodącego i Wspólnego Sekretariatu Technicznego. 3. Rodzaje i zakres zmian w projekcie (przykłady). 4. Wniosek o wprowadzenie zmian (dwa rodzaje). 5. Terminy. 6. Niedopuszczalne zmiany.
INFORMACJE OGÓLNE • Co do zasady partnerzy projektu są zobowiązani do realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie i zatwierdzoną wersją wniosku. • Kiedy zmiany są konieczne, Beneficjent może wnioskować o ich wprowadzenie w projekcie. • Procedura wprowadzania zmian opisana jest w Podręczniku Beneficjenta – Rozdział 6.3 (oraz załącznik nr 13). • Procedura wprowadzania zmian w umowie – art. 15 umowy o dofinansowanie.
KTO DECYDUJE O ZMIANIE? • W zależności od rodzaju i zakresu zmian decyzja o ich zatwierdzeniu lub odrzuceniu należy do Partnera Wiodącego lub Wspólnego Sekretariatu Technicznego. • Zakres i rodzaj zmiany ma także wpływ na to, czy wymagane będzie podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie.
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 1 – przesunięcie środków między kategoriami wydatków (w ramach jednego zadania, u jednego partnera) • Decyzja Partnera Wiodącego. • Nie jest wymagany aneks do umowy. • Dopuszczalna jest modyfikacja opisu wydatku oraz zmiana kosztu jednostkowego.
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 2 – przesunięcie środków między kategoriami wydatków ze zmianą liczby jednostek (w ramach jednego zadania, u jednego partnera) • Decyzja Wspólnego Sekretariatu Technicznego. • Nie jest wymagany aneks do umowy.
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 3 – przesunięcie środków między zadaniami merytorycznymi (u jednego partnera) • Decyzja Wspólnego Sekretariatu Technicznego. • Nie jest wymagany aneks do umowy. • Nie jest dopuszczalna i wskaźników.
zmiana
opisów,
produktów
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 4 – zmiana harmonogramu (opóźnienie/przyspieszenie prac poniżej 3 miesięcy; bez wpływu na termin zakończenia projektu) • Decyzja Partnera Wiodącego. • Nie jest wymagany aneks do umowy.
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 5 – zmiana harmonogramu (opóźnienie/przyspieszenie prac powyżej 3 miesięcy) • Decyzja Wspólnego Sekretariatu Technicznego. • Nie jest wymagany aneks do umowy.
ZMIANY W PROJEKCIE - PRZYKŁADY PRZYKŁAD 6 – zmiana harmonogramu (mająca wpływ na okres realizacji projektu) • Decyzja Wspólnego Sekretariatu Technicznego. • Wymagany aneks do umowy.
ZMIANY W PROJEKCIE - INNE • Inne zmiany do uzgodnienia ze Wspólnym Sekretariatem Technicznym. • Mogą wymagać decyzji Komitetu Monitorującego i/lub konsultacji z Instytucją Zarządzającą.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN (Załącznik nr 13 do Podręcznika Beneficjenta) Powinien zawierać: • uzasadnienie proponowanej zmiany, • uzasadnienie dlaczego zmiana nie mogła być przewidziana na etapie przygotowywania wniosku, • dokumenty potwierdzające zasadność zmiany.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN • Wniosek o wprowadzenie zmian – decyzja PW (link). • Wniosek o wprowadzenie zmian – decyzja WST (link). • Wniosek powinien być przygotowany w dwóch wersjach językowych (PL, SK). • Wniosek co do zasady jest składany w systemie SL2014.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN TERMINY • Wniosek należy złożyć 3 miesiące przed datą zakończenia działań rzeczowych w projekcie. • Nie później niż 40 dni przed terminem, od którego zmiana powinna obowiązywać.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN TERMINY • Zmiany wymagające decyzji Partnera Wiodącego mogą być składane 1 raz w roku (dotyczy każdego partnera). • Zmiany wymagające decyzji Wspólnego Sekretariatu Technicznego – 2 razy w roku. • WYJĄTEK! Zmiany w harmonogramie powyżej 3 miesięcy mające wpływ na termin zakończenia realizacji projektu – 1 raz w trakcie całego projektu.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN TERMINY • WST przeprowadza analizę proponowanych w terminie 14 dni kalendarzowych.
zmian
• Możliwość jednokrotnej poprawy (w terminie 7 dni). • WYJĄTEK - W uzasadnionych przypadkach (np. w razie konieczności konsultacji z Instytucją Zarządzającą) termin może zostać wydłużony.
WNIOSEK O WPROWADZENIE ZMIAN TERMINY • Zmiana, o której decyduje Partner Wiodący nie może zostać zatwierdzona później niż 14 dni przed zakończeniem okresu sprawozdawczego, w którym zmiana będzie obowiązywała.
TERMIN OBOWIĄZYWANIA ZMIAN • Zmiany obowiązują od daty ich wprowadzenia do systemu SL2014 (lub daty podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie przez ostatnią ze stron).
INNE ZMIANY W PROJEKCIE • Obniżenie kwoty dofinansowania w wyniku zidentyfikowania oszczędności poprzetargowych. • Aktualizacja danych (np. dane teleadresowe, dane kontaktowe, nr rachunku bankowego, dane osób upoważnionych do systemu SL2014, zmiana nazwy partnera) – PW informuje WST i zatwierdza zmiany. • Powyższe zmiany nie wliczają się w limit zmian.
NIEDOPUSZCZALNE ZMIANY W PROJEKCIE • Zmiany powodujące projektu.
znaczącą
modyfikację
celów
• Przenoszenie środków z zadań merytorycznych do wydatków związanych z zarządzaniem. • W przypadku wydatków rozliczanych ryczałtowo określony procent stawki ryczałtowej jest niezmienny.
