Caso di successo Microsoft Enterprise Resource Planning
Chelab
Microsoft Dynamics AX offre un’integrazione multilivello, garantendo la tracciabilità e l’interoperatività aziendale Informazioni generali Settore Manufacturing
Il Cliente Fondata nel trevisano nel 1979, Chelab srl è oggi un laboratorio di analisi chimiche e biologiche leader in Italia nei collaudi e controlli di prodotto e di processo. 480 tecnici lavorano nei dodici laboratori, dislocati su tutto il territorio italiano, offrendo servizi analitici e di assistenza tecnica nei settori ambientale, agroalimentare, non food, industriale e farmaceutico.
Le Esigenze Integrazione tra la piattaforma ERP amministrativo-contabile e quella di laboratorio Tracciabilità di tutte le routine di gestione aziendale e omogeniezzazione del workflow Flessibilità della nuova architettura a supporto dell’evoluzione aziendale
La Soluzione Microsoft Dynamics AX come piattaforma di riferimento Verticalizzazione dedicata alla gestione di laboratorio, denominata Lab.AX, sviluppata dal partner MHT Integrazione multilivello, consolidamento del workflow, sviluppo di nuovi servizi di front end e di back end
I Benefici Gestione integrata dei processi contabili (ciclo attivo, contabilità e logistica) con quelli di laboratorio Semplificazione delle attività di controllo dei sistemi e nuove possibilità di sviluppo Maggiore affidabilità del dato, sia tecnico sia gestionale, a supporto di una Business Intelligence evoluta e di un CRM avanzato
“Grazie alla nuova piattaforma gestionale abbiamo iniziato a fare business intelligence sulle statistiche legate alla produzione, e contiamo presto di farla anche relativamente a tutti i controlli qualitativi richiesti dai vari enti di certificazione a cui sottostiamo”
— Andrea Marin, Ph.D. MBA, responsabile del progetto Dynamics AX di Chelab
Grazie a Microsoft Dynamics AX, Chelab ha intrapreso la strada della riorganizzazione e della semplificazione di tutti i processi, con l’obiettivo di recuperare efficacia ed efficienza ad ogni livello organizzativo. La flessibilità della piattaforma ha consentito di sviluppare un LIMS (Laboratory Information Management System) integrato nell’ERP, che risponde a tutte le specificità aziendali e che permetterà nel tempo di inaugurare servizi interni ed esterni innovativi, tra cui l’interfacciamento degli strumenti di laboratorio, la gestione documentale integrata ed il coinvolgimento del cliente via Web.
Le Esigenze Un’operatività fondata sulla qualità dei dati e dei processi 28 anni di attività alle spalle, una politica di continui investimenti in settori innovativi e ad alto contenuto tecnologico, unitamente alla professionalità dei propri tecnici di laboratorio, hanno portato Chelab a diventare una società leader nei servizi di analisi e di assistenza tecnica e scientifica per il settore agroalimentare, ambientale, non food, industriale e farmaceutico. Attraverso i dodici laboratori, le cinque sedi operative, di cui tre nel nord Italia e due nel centro-sud, dotati delle più moderne e sofisticate apparecchiature di analisi, Chelab offre servizi a oltre 3000 clienti distribuiti su tutto il territorio nazionale. La gamma dei servizi offerti copre le diverse aree di intervento, che vanno dall’analisi delle acque e dei rifiuti al controllo dei terreni agricoli o dei fertilizzanti, dalla tracciabilità alimentare alle analisi sui cosmetici e detergenti, dai controlli delle emissioni industriali alle analisi relative all’igiene chimica e fisica ambientale. La movimentazione giornaliera si attesta stabilmente al di sopra dei 1500 campioni, che generano mediamente circa 10.000 analisi. L’azienda è caratterizzata da due filoni operativi: quello tradizionale, legato alle attività di amministrazione, gestione del ciclo attivo e passivo, emissione fatture, pagamenti e logistica, mentre il core business aziendale è rappresentato da tutte le attività di laboratorio e dai servizi collegati. Mentre la parte LIMS (Laboratory Information Management System) era stata sviluppata internamente, per la parte ERP si faceva affidamento su di un gestionale di livello nazionale; avendo ormai raggiunto la
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loro piena maturità tecnologica, iniziavano a presentare limiti in termini funzionali e bassi livelli di integrazione. In pratica, la parte amministrativo-contabile e quella di laboratorio erano compartimentate. Il grande volume di dati gestiti e l’esigenza di amministrare e tenere traccia di tutte le routine di gestione aziendale, dal ciclo attivo alla contabilità ai dati tecnici di laboratorio, imponeva una profonda revisione dei processi e dei modelli organizzativi. Nel 2004 il management decide di intraprendere una reingegnerizzazione focalizzata sull’integrazione, al fine di rendere il workflow più fluido e di disporre di dati più accurati, puntuali e dettagliati a supporto di una maggiore efficacia ed efficienza di tutta la produzione.
La Soluzione Verticalizzazione spinta come scelta strategica vincente “Il nuovo sistema gestionale doveva consentire alti livelli di affidabilità, garantendoci flessibilità ma anche un’elevata precisione analitica e di processo”, spiega Andrea Marin, Ph.D. MBA, responsabile del progetto Dynamics AX di Chelab. “Puntavamo a una piattaforma che oltre a supportare una consistente elaborazione dei dati doveva offrire un più semplice e immediato interfacciamento con l’hardware di laboratorio, permettendo un workflow omogeneo di tutta la documentazione generata a ogni livello organizzativo”. Dopo sei mesi di analisi, Chelab indice un bando di gara in cui coinvolge sia i fornitori di ERP di livello internazionale sia i fornitori di LIMS. La soluzione ideale sarebbe stata un sistema unico, il che avrebbe significato
che il vendor dell’ERP si assumeva l’onere di sviluppare il LIMS o viceversa. Non esistendo soluzioni chiavi in mano la società si rivolge al mercato, valutando diverse offerte. “Microsoft Dynamics AX si è rivelata la soluzione più interessante per le sue caratteristiche di estrema flessibilità e di elevata integrazione”, racconta Marin. “Il Partner MHT ci ha mostrato alcune simulazioni che ci hanno permesso di cogliere la capacità del sistema di creare una soluzione unica per la gestione dei laboratori, costruita sulle nostre specificità. Le demo degli ambienti di sviluppo ci hanno aperto prospettive fuzionali e operative tali da assicurarci una razionalizzazione dei processi ad alto valore aggiunto”. Microsoft Dynamics AX, infatti, è caratterizzato da un ambiente di sviluppo che permette di scrivere programmi su misura, integrando tutte quelle funzionalità che un ERP tradizionale non comprende. La realizzazione di una soluzione dedicata alla gestione di laboratorio all’interno della soluzione Microsoft avrebbe permesso a Chelab di risolvere le sofisticate esigenze del flusso analitico, la gestione di laboratorio e la definizione dei processi di controllo in modo perfettamente integrato al resto dell’organizzazione aziendale. “Lo sviluppo ex novo di una verticalizzazione di laboratorio per il gestionale comportava un chiaro impegno da parte di Microsoft che, in qualità di garante del progetto, ci assicurava che sarebbero state coinvolte le migliori risorse, nella prospettiva di consolidare in futuro la soluzione sviluppata su misura per noi. Questo, e la scelta di un business partner competente come MHT, ci ha definitivamente convinti ad accettare l’impegno di una grande sfida
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tecnologica”, sottolinea Marin. Tra il 2005 e il 2006 i tecnici iniziano a lavorare al prototipo del gestionale di laboratorio e alla creazione delle interfacce con la parte contabile amministrativa per la gestione delle commesse. Nel 2006 Chelab mette a regime una prima parte del progetto che include CRM, ciclo attivo e accettazione campioni. All’inizio del 2007, viene rilasciata la parte contabile comprendente inventari e ciclo passivo mentre la parte di laboratorio, denominata da MHT Lab.AX, è in fase di ultimazione “Per MHT e Microsoft, questa è risultata la giusta combinazione per accettare la sfida globale di costruire una soluzione completa per la gestione di laboratori e centri di ricerca, la prima al mondo in questo settore”, spiega Franco Coin, Amministratore di MHT. “In questo modo, le profonde competenze informatiche messe in campo e il know how specifico del laboratorio leader in Italia hanno permesso al team di progetto di risolvere in un unico sistema le sofisticate esigenze di flusso analitico con la gestione globale dell’azienda e del mercato”.
I Benefici Interoperabilità aziendale grazie a un’integrazione multilivello Grazie agli elevati livelli d’integrazione offerti da Microsoft Dynamics AX, Chelab ha semplificato tutte le attività di monitoraggio e controllo e predisposto una tracciabilità dei processi che, a partire dall’emissione delle offerte tecnico/commerciali, segue man mano il flusso aziendale del campione fino a coprire anche la parte di emissione del certificato di analisi con firma elettronica qualificata, avendo un occhio di riguardo
per gli obblighi di qualità e tracciabilità dei dati che richiedono le numeroso certificazioni di cui Chelab dispone (ISO 9001, ISO 17025, ISO 14001, GLP, GMP). Grazie alla flessibilità della nuova architettura sono previsti l’attivazione di nuovi servizi interni ed esterni, tra cui una gestione documentale evoluta ed integrata e un nuovo portale aziendale, sfruttando Microsoft Sharepoint, per aumentare l’interoperatività dei nostri esperti e la condivisione del know how. Nei laboratori e nei settori di assistenza tecnica, per esempio, alcuni strumenti di Microsoft Office, Excel e Word in particolar modo, vengono ampiamente utilizzati dagli operatori come supporto alle varie attività tecniche. Il previsto regime di integrazione punta a creare un ambiente altamente collaborativo che fluidifichi e velocizzi i processi, attivando nuovi regimi di produzione. “Il progetto è molto ambizioso: prevede infatti la realizzazione delle interfacce con gli oltre 200 strumenti di laboratorio, che nel precedente sistema non avevamo”, prosegue Marin. “Microsoft Dynamics AX, infatti, consente di gestire le interfacce con gli output strumentali così come di interfacciare file di testo e file di Excel con tutti i nostri strumenti analitici: in questo modo, tutta una serie di flussi alternativi convergeranno finalmente nel flusso principale”. Chelab dispone di una ricca biblioteca interna che raccoglie tutte le pubblicazioni tecniche e la documentazione tecnica sviluppata internamente; l’adozione di Sharepoint significherà l’adozione di una piattaforma condivisa, in modo che tutti i tecnici di laboratorio possano accedere a una serie di informazioni preziose e necessarie alla loro operatività, all’interno dello stesso
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sistema che utilizzano quotidianamente per le attività analitiche.
Il configuratore di laboratorio come chiave di un CRM avanzato Oltre a risolvere la parte organizzativa, Lab.AX gestirà tutti gli aspetti relativi agli apparati di rilevazione e misurazione dei dati analitici, comprendendo anche aspetti di qualità come, per esempio, la taratura degli strumenti. La particolarità dei macchinari di laboratorio è che possono avere differenti protocolli di comunicazione, che si traducono in un elevato numero di interfacce. Creando un configuratore di laboratorio dedicato, Chelab ha potuto potenziare tutta l’area di CRM. “La configurazione è quella che permette al nostro CRM di offrire, in base a quello che noi sappiamo fare, i servizi che il cliente vuole” precisa Marin. “Oggi, grazie alla nuova piattaforma basata su Microsoft Dynamics AX possiamo configurare la nostra offerta analitica al cliente, potendo aprire in ogni momento nuovi canali di servizio”. Uno degli obiettivi del management, infatti, era un’omogeneizzazione dei flussi: fin dalle prime fasi di messa a regime del sistema, la direzione ha registrato un aumento della qualità dei dati gestiti, più solidi, trasparenti e dettagliati. “Facendo attività di laboratorio, il nostro core business sono proprio i dati”, puntualizza Marin. “Potendo avvalerci di un unico sistema, possiamo estrarre e gestire tantissime informazioni, migliorando la visibilità e l‘affidabilità dei dati di laboratorio. Grazie alla nuova piattaforma gestionale abbiamo iniziato a fare business intelligence sulle statistiche legate alla produzione, e contiamo presto di farla anche relativamente a tutti i controlli qualitativi richiesti dai vari enti di
certificazione a cui sottostiamo”.
Facilità della piattaforma Il vantaggio di scegliere Microsoft Dynamics AX e la strada di uno sviluppo applicativo mirato rispetto a una soluzione pacchettizzata ha permesso a Chelab di realizzare un LIMS perfettamente rispondente a tutte le specificità organizzative aziendali, risparmiando anche sui costi. “Venendo da un’analisi ben fatta e iniziando a lavorare su un ambiente vergine, abbiamo potuto sfruttare al meglio le personalizzazioni”, ribadisce Marin. “Microsoft Dynamics AX è un ambiente di sviluppo molto flessibile, che ci ha consentito di modellare l’ERP in base alle nostre esigenze, definendo una soluzione che presidia nel modo più efficace ed efficiente tutti i flussi che caratterizzano un laboratorio di analisi. Scegliere un ERP leader e un LIMS internazionale avrebbe offerto un livello di personalizzazione molto più basso e significato costi più elevati. A fronte di un ingente investimento di risorse umane e temporali, abbiamo optato per la scelta migliore”. I LIMS, infatti, hanno costi addirittura superiori a quelli di un ERP internazionale, da cui si deduce il grosso valore dell’investimento progettuale di Chelab. A detta del management, un altro fattore chiave che ha contribuito a fare di Microsoft Dynamics AX la soluzione vincente è stata la facilità di apprendimento dell’ambiente in quanto l’utilizzo delle maschere, delle funzioni, delle interrogazioni dei dati è risultata molto più semplice rispetto al sistema precedente. “Senza stravolgerne le logiche più profonde, abbiamo potuto scrivere un sistema nel sistema, creando delle soluzioni ad hoc”, conclude Marin. “Oggi
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siamo diventati pienamente autonomi nella gestione del nuovo ambiente Microsoft: realizziamo e personalizziamo report, effettuiamo estrazioni sui dati e demandiamo a batch notturni attività di aggiornamento e controllo massivi sui dati. Grazie alla nuova piattaforma gestionale oggi possiamo usufruire di nuove economie di scala, all’insegna dell’ottimizzazione”.
Prodotti e tecnologie
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Microsoft Dynamics AX Microsoft® Office Excel
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TM
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[email protected] Pubblicato novembre 2007 CHMANERPAX0208
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