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JADE PYMES
MANUAL DE USUARIO
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REQUERIMIENTOS ............................................................................................................................................. 3 CREACIÓN DE CUENTA ................................................................................................................................... 3 INSTALACIÓN ...................................................................................................................................................... 4 INICIAR SESIÓN ................................................................................................................................................... 5 PANEL DE ADMINISTRACIÓN: ..................................................................................................................... 6 MENÚ PRINCIPAL ............................................................................................................................................. 8 PRODUCTOS: .................................................................................................................................................. 8 INENTARIO: ...................................................................................................................................................... 8 FACTURACIÓN: .............................................................................................................................................. 9 CIERRES:............................................................................................................................................................ 9 TRASLADOS: ................................................................................................................................................... 9 REPORTES: ....................................................................................................................................................... 9 PEDIDOS: ........................................................................................................................................................... 9 AJUSTE DE INVENTARIO: .......................................................................................................................... 9 COMPRAS DE PEDIDO: ........................................................................................................................... 10 SALIR: .............................................................................................................................................................. 10 PRODUCTOS: .................................................................................................................................................... 11 INVENTARIO: ..................................................................................................................................................... 12 FACTURACIÓN: ................................................................................................................................................ 13 REPORTES .......................................................................................................................................................... 17
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REQUERIMIENTOS Para utilizar el sistema JADE se necesita • • • •
Tablet con sistema operativo ANDROID™ con resolución de 1280x800px Conexión estable a internet. Licencia del programa JADE (usuario y contraseña) Impresora Bluetooth para crear comprobantes de venta.
CREACIÓN DE CUENTA Desde su navegador web favorito, en su computadora, ingrese a
www.jadepymes.com
Posteriormente hacer click en el botón
Luego hacer click en el botón
O puede ingresar directamente a la ruta http://jadepymes.com/creator/
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En la pantalla de creación, debe llenar todos los datos del formulario
El código único identificador será el nombre de su empresa con el que iniciará sesión en la aplicación JADEPYMES. No se permiten caracteres especiales ni espacios. Cuando se termine de llenar la información, presionar el botón Continuar.
Si se ha completado correctamente la información se mostrarán los mensajes correspondientes.
INSTALACIÓN Desde su Tablet ingrese al siguiente link, utilizando su navegador web favorito.
www.jadepymes.com/descargas Cuando se descargue la aplicación, abrir el archivo jadepymes.apk y seguir los pasos para instalar que se muestran en pantalla.
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INICIAR SESIÓN Para iniciar sesión simplemente ingrese sus credenciales en los campos.
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PANEL DE ADMINISTRACIÓN: Para acceder al panel de administración tiene que ingresar al sitio web
www.jadepymes.com/admin Posteriormente tiene que ingresar sus credenciales con el usuario administrador de su empresa. La pantalla de administración se muestra a continuación. Para administrar los usuarios asignados a su empresa, puede utilizar esta sección. En ella puede agregar, borrar, editar y asignar roles dentro de la empresa. Existen 4 niveles de seguridad para sus usuarios, los cuales son: • • • •
Administrador: Este tipo de usuario puede acceder a todas las funciones del programa, tanto en reportes, como en facturación y control de productos e inventario. Vendedor: Este tipo de usuario puede acceder a todas funciones de facturación y tiene limitados los reportes a las sucursales asignadas. Encargado de Bodega: Este tipo de usuario puede acceder al control de inventario y de productos, y a los reportes asociados al control de los mismos. Anular facturas: Control para anular facturas creadas.
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En esta sección se hará control de las sucursales en su empresa. En esta sección tendrá el control de los detalles de su empresa, tanto como el nombre comercial, NIT, y detalles que serán mostrados en la facturación.
En esta sección tendrá el control de actualizar una base de datos existente para el catalogo de su empresa. Se debe usar el formato CSV para WINDOWS.
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MENÚ PRINCIPAL Jade Pymes está diseñado para que su experiencia al navegar por todas las opciones sea fácil e intuitiva. El menú principal de operaciones se muestra a continuación:
Cada botón muestra una acción del programa, fácilmente de identificar.
PRODUCTOS: En esta sección se muestra el listado de productos que se han cargado al sistema, y se muestran opciones de manejo y edición de los mismos.
INENTARIO: En esta sección se muestra el listado de productos en inventario, por sucursal. Solamente tiene acceso el administrador y el encargado de bodega.
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FACTURACIÓN: Esta sección se utiliza para crear facturas o comprobantes de compra, cada factura que se realice grabará un record administrativo y descontará los ítems correspondientes del inventario general.
CIERRES: En la sección de cierres encuentran las opciones para crear un cierre diario y cierre mensual. Los cierres solo se pueden realizar una vez, y en una fecha anterior, y serán realizados por el administrador solamente.
TRASLADOS: En esta sección se realizan traslados de productos entre sucursales de la misma empresa. Solamente pueden realizar traslados el administrador y el encargado de bodega.
REPORTES: En esta sección se muestran opciones para generar reportes tanto de control administrativo como de productos. Los reportes generados pueden ser visualizados en su Tablet y enviarlos por correo electrónico para su uso posterior.
PEDIDOS: En esta sección se generan pedidos de producto para cargar inventario al sistema. Se pueden generar pedidos de producto a los respectivos proveedores manualmente o con una herramienta de predicción de ventas integrada al sistema.
AJUSTE DE INVENTARIO: En esta sección se crea una comparación del inventario existente vs. el inventario físico de cada producto. El resultado se ajusta en el inventario del sistema y se crea un reporte por productos faltantes o sobrantes.
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COMPRAS DE PEDIDO: En esta sección se realizan las confirmaciones de compra de los pedidos realizados en la sección de pedidos del sistema. Se crea un reporte del pedido por proveedor.
SALIR: Salir de la aplicación de manera segura.
Para ingresar a cada opción, simplemente presione el botón correspondiente.
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PRODUCTOS: En esta sección se muestra el listado de productos que se han cargado al sistema, y se muestran opciones de manejo y edición de los mismos.
Presione para editar el detalle del producto
Presione para ver el detalle del producto
Para buscar productos, escriba el nombre, descripción o número de serie en el campo mostrado. Presione para crear un nuevo producto en el sistema.
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INVENTARIO: En esta sección se muestra el listado de productos en inventario, por sucursal. Solamente tiene acceso el administrador y el encargado de bodega.
Para buscar productos, escriba el nombre, descripción o número de serie en el campo mostrado.
Para ingresar productos al inventario, se deben seguir los pasos siguientes: • • • • • •
Ingresar a la sección de pedidos. Comprobar las cantidades sugeridas por el sistema. Modificar las cantidades de producto que se van a pedir. Crear el pedido. Ingresar a la sección de compras de pedidos. Realizar la carga al sistema indicando que la orden de compra fue procesada con éxito por el departamento de compras.
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FACTURACIÓN: Esta sección se utiliza para crear facturas o comprobantes de compra, cada factura que se realice grabará un record administrativo y descontará los ítems correspondientes del inventario general.
Para cambiar los datos de facturación del cliente, simplemente presionar en cualquier área de color gris. Los datos de facturación pueden ser cambiados en cualquier momento antes de finalizar la factura.
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Para borrar los datos de un campo simplemente presionar en la “x”. Si desea enviar un comprobante por medio de correo electrónico debe ingresarlo en el campo de correo. Para aplicar los cambios presionar el botón aceptar.
En esta área se escribe el código UPC o EAN del producto.
debe
En esta área se selecciona la cantidad de ítems a facturar.
Para ingresar el producto presione OK En esta sección se muestra el total de la factura en todo momento.
Para terminar la factura sin hacer cambios ni guardar registro, presione el botón de cancelar.
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Para escanear el código UPC o EAN de sus productos simplemente presione el botón de scan. Se mostrará luego una pantalla con la información recopilada por la cámara para escanear el código de barras del producto. Coloque el código en medio de la ventana que se muestra a continuación.
Si desea buscar el código de barras registrado en la base de datos presione el botón de buscar. Esta herramienta buscará solamente los productos que estén en existencia en el inventario.
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El botón finalizar culmina el proceso de creación de una factura. Luego se mostrará la pantalla para ingresar la cantidad en efectivo o tarjeta.
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REPORTES Esta sección se utiliza para el manejo de reportes, en la cual se puede seleccionar los parámetros de generación del reportes tales como: fecha, código de producto, sucursal, etc.
Los elementos básicos de la sección de reportes son: los seleccionadores de producto, seleccionadores de fecha y de contenido específico. Los seleccionadores de fecha se subdividen en dos tipos: de rango y específicos. Selección de fecha por rango
Este elemento permite elegir el rango de fechas de datos que formaran parte del reporte Al momento de presionar cualquiera de estos campos aparecerá una ventana tipo calendario en el cual usted podrá elegir una fecha exacta que será transmitida al campo en el que presiono
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Selección de fecha especifica
Consta del mismo procedimiento de la selección de fecha por rango con la salvedad que solo se seleccionara una fecha Seleccionador de producto por código
Este elemento permite acceder a una ventana de búsqueda de producto para facilitar la generación de un reporte específico para un producto. Y se utiliza con los siguientes pasos: Al presionar el campo de código aparecerá una ventana, en la cual se puede buscar un producto utilizando una palabra clave contenida en las características del producto.
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Posteriormente a tener una lista de productos seleccionamos uno presionado el nombre del producto y dando aceptar en la ventana
Automáticamente el código del producto será copiado en el campo de selección de producto
Los seleccionadores de contenido específico permiten restringir cierto tipo de datos a la hora de generar un reporte. Un ejemplo de ello sería el costo y precio de venta el cual no se desea que este visible en todos los reportes dado que son datos muy valiosos para el dueño.
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El apartado de Reporte de actividad está dedicado a la generación del reporte de la actividad de todos los usuarios.
La ventana consta de seleccionadores de fecha para definir el rango del reporte y un botón para auto enviarse el reporte al correo que está especificado en su cuenta de JADE
Este tipo de reporte esta destinado al monitoreo de los egresos de mercaderia a travez de diferentes medios.
La ventana consta de seleccionadores de fecha para definir el rango del reporte y un botón para auto enviarse el reporte al correo que está
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especificado en su cuenta de JADE, además posee una opción de administrador que permite mostrar un reporte generalizado de todas las sucursales
Gracias a esta herramienta el usuario puede verificar donde y cuando fueron hechos los traslados de producto entre sucursales
La ventana consta de seleccionadores de fecha para definir el rango del reporte y un botón para auto enviarse el reporte al correo que está especificado en su cuenta de JADE
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En este apartado se verificaran los ingresos a inventario por sucursal
La ventana consta de seleccionadores de fecha para definir el rango del reporte y un botón para auto enviarse el reporte al correo que está especificado en su cuenta de JADE, además posee una opción de administrador que permite mostrar un reporte generalizado de todas las sucursales.
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Se motraran los ajustes de inventario que se realizaron en un tiempo especifico
La ventana consta de seleccionadores de fecha para definir el rango del reporte, además posee un campo para filtrar los ajustes.
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Se mostrara el inventario por sucursal
La ventana consta de seleccionador de fecha específica, además posee un campo para filtrar los ajustes.
Se muestra una vitacora de inventario
La ventana consta de seleccionador de fecha específica, además posee un campo para filtrar los ajustes.
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Pronostico de compras basado en las ventas y el inventario actual
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La ventana consta de un botón de edición del pronóstico de orden de compra, el cual lo llevara al creador de órdenes de compra o pedidos con los datos precargados del pronóstico.
Se mostrara el inventario de un producto determinado.
La ventana consta de seleccionadores de producto y un botón para auto enviarse el reporte al correo que está especificado en su cuenta de JADE, además posee una opción de administrador que permite mostrar el costo y el precio de venta en el reporte.
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